Chọn Hệ thống quản lý phù hợp cho tổ chức của bạn

Tại sao doanh nghiệp cần có Hệ thống quản lý?

Theo kết quả của một nghiên cứu gần đây, có đến 96% trong số 300 công ty sản xuất, khoa học đời sống, thực phẩm và đồ uống được khảo sát cho biết họ đã bị thu hồi sản phẩm trong vòng 3-5 năm qua. Ngoài ra, những thách thức về an toàn trong sản xuất, chẳng hạn như các chất ô nhiễm dư thừa; rò rỉ khí gas; và các sự cố trượt, ngã đang là mối quan tâm lớn. Những tình huống này không chỉ ảnh hưởng đến sự an toàn và hạnh phúc của người tiêu dùng, nhân viên và các bên liên quan, mà còn ảnh hưởng đến chi phí thu hồi sản phẩm, sự không tuân thủ quy định đối với các tiêu chuẩn của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế và quy định, luật pháp địa phương. Hơn nữa, một loạt các sự kiện đáng tiếc khác có thể gây ảnh hưởng không nhỏ đến doanh nghiệp.

Những thách thức đáng báo động về an toàn đang đặt ra nhu cầu về các hệ thống quản lý chất lượng, sức khỏe và an toàn và môi trường tích hợp. Cả Environmental Health and Safety (EHS) và Quality Management System (QMS) đều phụ thuộc vào một khuôn khổ các quy trình được lập thành văn bản, có thể hành động và đo lường được. Cả hai đều yêu cầu một cách để phát hiện và sửa chữa mọi trường hợp không tuân thủ. Những điểm chung này làm cho QMS trở thành một nơi hoàn hảo để đảm bảo các phương thức, giao thức và hành động an toàn được áp dụng cho toàn doanh nghiệp thông qua các khả năng EHS tiên tiến và tích hợp.

Những thách thức trong việc đảm bảo tuân thủ quy định của Hệ thống quản lý

Một cách để duy trì an toàn và chất lượng trong tổ chức là thông qua việc tuân thủ các tiêu chuẩn ISO. Mặc dù việc tuân thủ các tiêu chuẩn ISO chủ yếu là tự nguyện, nhưng việc phát triển các quy trình nội bộ để đáp ứng các tiêu chuẩn này là rất quan trọng vì chúng làm giảm các sự cố về an toàn và sức khỏe, giúp các công ty cải thiện năng suất, giảm lãng phí và giành được sự tin tưởng của người tiêu dùng, cùng các lợi ích khác.

Thách thức đối với các nhà quản lý EHS là không chỉ tuân thủ các thông số kỹ thuật của ISO mà còn phải đáp ứng các yêu cầu quy định của địa phương và nhà nước, cũng như các yêu cầu quốc tế phức tạp, trong khi vẫn đáp ứng các nhu cầu kinh doanh quan trọng. Họ phải quản lý quy trình làm việc và danh sách kiểm tra để theo dõi sự tuân thủ, cung cấp cơ chế cho nhân viên báo cáo các điều kiện không an toàn, thực hiện đánh giá quản lý rủi ro và lập kế hoạch cải tiến liên tục. Theo truyền thống, cách họ hoàn thành những công việc này là thông qua bảng tính thủ công. Tuy nhiên, ngày càng có nhiều sự thừa nhận rằng các giải pháp tự động là cách tốt nhất để xử lý việc kiểm soát tài liệu, hành động khắc phục và phòng ngừa, nâng cao trình độ của nhân viên, kiểm soát nội bộ và các chức năng an toàn và chất lượng quan trọng khác.

Xây dựng dựa trên QMS để tự động hóa các chức năng EHS

Tự động hóa việc quản lý sức khỏe và an toàn có thể giúp giảm thiểu thời gian nhập thông tin vào bảng tính theo cách thủ công đồng thời cung cấp độ chính xác, khả năng kiểm soát và khả năng hiển thị cao hơn trên toàn doanh nghiệp. Khi các khả năng của EHS là một phần của QMS toàn diện, thì hiệu quả thậm chí còn cao hơn. Hệ thống có thể cung cấp danh sách kiểm tra mọi thứ cần thiết để đạt được sự tuân thủ và lưu trữ tài liệu đó trong cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm được thông tin trực tiếp đến các quy trình làm việc. Nó cũng có thể chứng minh sự tuân thủ pháp luật và quy định, chuẩn bị tài liệu cho các cuộc đánh giá và báo cáo sự cố, và theo dõi việc đào tạo nhân viên, cũng như các nhiệm vụ khác đang được hoàn thành theo cách thủ công.

Một cách tiếp cận tích hợp để quản lý chất lượng và an toàn và sức khỏe dựa trên sự phát triển của CNTT là có lợi, nhưng có những vấn đề cần quan tâm khi đánh giá các giải pháp. Dưới đây là bốn cân nhắc chính:

Sự linh hoạt là yếu tố tiên quyết để thành công.

Điều quan trọng là chọn một giải pháp đủ linh hoạt để thay đổi khi các quy trình phát triển. Điều này có nghĩa là nó phải có khả năng được cấu hình để thay đổi nhu cầu kinh doanh; ISO và các quy định khác của ngành; quy trình làm việc thay đổi; các biểu mẫu, lĩnh vực và báo cáo mới; và các thông số kỹ thuật khác.

Biết sự khác biệt giữa dựa trên web và sự hỗ trợ web.

Phần mềm dựa trên web cho phép người dùng truy cập vào tất cả các biểu mẫu, quy trình làm việc và ứng dụng thông qua trình duyệt, đồng thời tạo điều kiện cho việc cộng tác và truy cập thông tin từ xa. Các ứng dụng hỗ trợ web vẫn chạy trên từng PC, khiến việc cộng tác và truy cập từ xa trở nên khó khăn hơn.

Giao diện của phần mềm là chìa khóa để người dùng chấp nhận.

Phần mềm phức tạp và khó sử dụng ít có khả năng được áp dụng rộng rãi, ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả mà bạn mong đợi đạt được.

Đảm bảo hệ thống có thể đáp ứng được nhu cầu của từng bộ phận. Tích hợp EHS với QMS không có nghĩa là mọi người phải thay đổi cách họ thực hiện công việc của mình. Một hệ thống tích hợp, tự động sử dụng các ứng dụng và quy trình làm việc có thể định cấu hình giúp một giải pháp duy nhất có thể hoạt động theo những cách riêng cho từng bộ phận. Các tổ chức có thể xây dựng các hệ thống liên quan và hướng đến các quy trình và hoạt động họ, chứ không phải ngược lại.

Mặc dù quản lý chất lượng và quản lý EHS không có cùng trọng tâm, nhưng chúng có cùng mục đích chung: Duy trì mức độ tốt nhất của tổ chức để tạo ra chất lượng cùng với các sản phẩm và hoạt động an toàn. Và, trên thực tế, các sự cố EHS có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng. Các giải pháp EHS và QMS được tích hợp mạnh mẽ ngày nay cung cấp cho các tổ chức một nguồn chân lý duy nhất, thay vì các phần dữ liệu nhỏ, để giúp họ đạt được mục tiêu cao cả này.