Kaizen - 5s: Từ sự cải tiến đến phát triển không ngừng

Xuất phát từ định nghĩa “triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển”, phương pháp 5S được áp dụng tại Nhật Bản làm nền tảng để áp dụng thành công vào hệ thống quản lý chất lượng. 5S tạo ra môi trường trong sạch hơn, tiện lợi và giúp tổ chức/doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, tạo niềm tin cho khách hàng.

1. 5s là gì? Tại sao 5s lại quan trọng?

5S là viết tắt của 5 từ tiếng Nhật: "SEIRI", "SEITON", "SEISO", SEIKETSU" và "SHITSUKE", lần lượt có nghĩa là “Sàng lọc”, “Sắp xếp”; “Sạch sẽ”; “Săn sóc” và “Sẵn sàng”.

• Seiri hay Sàng lọc là bước đầu tiên trong 5S, nó đề cập đến việc phân loại đống lộn xộn khỏi các mục khác trong khu vực làm việc thực sự cần thiết. Giai đoạn này yêu cầu nhóm loại bỏ tất cả các mục rõ ràng không thuộc về khu vực làm việc và chỉ để lại những mục cần thiết cho các quy trình được đề cập.

• Seiton hoặc Sắp xếp lại là quá trình lấy các vật dụng cần thiết còn lại sau khi loại bỏ đống lộn xộn và sắp xếp chúng một cách hiệu quả thông qua việc sử dụng các nguyên tắc công thái học và đảm bảo rằng mọi vật dụng “có vị trí và mọi thứ đều ở đúng vị trí của nó.

• Seiso hay Sạch sẽ là việc vệ sinh kỹ lưỡng khu vực, dụng cụ, máy móc và các thiết bị khác để đảm bảo rằng mọi thứ được đưa trở lại trạng thái “gần như mới”. Điều này sẽ đảm bảo rằng mọi điểm không phù hợp đều nổi bật; chẳng hạn như rò rỉ dầu từ máy móc lên sàn nhà sạch sẽ, sáng sủa và mới sơn.

• Seiketsu hay Standardize là quá trình đảm bảo rằng những gì chúng ta đã làm trong ba giai đoạn đầu tiên của 5S sẽ được chuẩn hóa; đó là chúng tôi đảm bảo rằng chúng tôi có những tiêu chuẩn và cách thức làm việc chung. Công việc tiêu chuẩn là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất của Sản xuất tinh gọn.

• Giai đoạn cuối cùng là  5S Shitsuke hoặc Sustain , đảm bảo rằng công ty tiếp tục cải tiến liên tục bằng cách sử dụng các giai đoạn 5S trước đó, duy trì vệ sinh và tiến hành kiểm toán, v.v. 5S phải trở thành một phần văn hóa của doanh nghiệp và là trách nhiệm của mọi người trong tổ chức.

2. Tại sao các doanh nghiệp nên triển khai 5s?

Thực hiện 5S cần có sự tham gia của mọi người trong tổ chức/doanh nghiệp. Đó là một phương pháp hiệu quả để huy động con người, cải thiện môi trường làm việc và thúc đẩy năng suất. Nguyên tắc thực hành 5S rất đơn giản, không yêu cầu sử dụng bất kỳ thuật ngữ hay phương pháp phức tạp nào trong quá trình thực hiện. Việc triển khai thành công sẽ giúp tổ chức/doanh nghiệp đạt năng suất cao hơn thông qua những điều dưới đây:

• Seiri (Sàng lọc): là sàng lọc những vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng.

• SEITON (SORT): Sắp xếp đồ vật có tổ chức, theo trật tự nhất định, thuận tiện khi sử dụng.

• SEISO (Sạch sẽ): vệ sinh nơi làm việc không để rác, bụi bẩn xuất hiện tại nơi làm việc (kể cả trên sàn nhà, máy móc thiết bị).

• Seiketsu (Săn sóc): là luôn quan tâm, luôn giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ, thuận tiện và hiệu quả bằng cách liên tục thực hiện Seiri, Seiton, Seiso.

• Shitsuke (Sẵn sàng): Tự tạo thói quen, duy trì môi trường làm việc thuận tiện.

3. Làm thế nào để triển khai 5s thành công?

- Với việc áp dụng các công cụ thực hiện chất lượng tiên tiến, áp lực áp dụng thực tế 5S đòi hỏi phải có sự cam kết và ủng hộ của lãnh đạo cấp cao thông qua việc chỉ định thực hiện, tập trung nguồn lực, kinh phí và thời gian.

- Đào tạo, hướng dẫn toàn bộ nhân viên trong tổ chức/doanh nghiệp để họ hiểu rõ mục tiêu, ý nghĩa và phương pháp thực hiện. Từ đó mỗi bộ phận/phân xưởng có thể chủ động đưa ra kế hoạch để triển khai thực hiện tại đơn vị mình.

- Sự tham gia của tất cả nhân viên là chìa khóa thành công của phương pháp 5S của chương trình. Mục đích chính của 5S là tạo ra môi trường khuyến khích mọi người tích cực tham gia, phát huy sáng kiến và duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, thuận tiện và an toàn;

- Duy trì và không ngừng cải tiến, tạo ra một nguyên tắc hoạt động trong tổ chức/- doanh nghiệp tổ chức để đảm bảo hiệu quả của công tác quản lý và kinh doanh.

Ứng dụng 5S có thể áp dụng trong mọi tổ chức/ doanh nghiệp: quản lý, sản xuất, dịch vụ, thương mại. Việc áp dụng 5S thành công đã tạo ra một môi trường làm việc trong sạch, lành mạnh và an toàn, mang lại hiệu quả và thành công lớn cho doanh nghiệp. Còn chần chừ gì nữa, hãy tiếp tục các chương trình nâng cao năng suất và chất lượng bằng việc áp dụng phương pháp 5S!