7 Nguyên tắc về quản lý chất lượng

Nguyên tắc về quản lý chất lượng có thể được sử dụng làm nền tảng để hướng dẫn và giúp một tổ chức cải thiện hiệu suất. Bộ nguyên tắc quản lý chất lượng gồm có 7 nguyên tắc đã được phát triển và cập nhật bởi các chuyên gia quốc tế của ISO/TC 176.

Nguyên tắc 1: Khách hàng là trọng tâm

Trọng tâm chính của quản lý chất lượng là đáp ứng yêu cầu của khách hàng và nỗ lực để vượt trên cả mong đợi của khách hàng. Thành công bền vững đạt được khi tổ chức giữ chân được khách hàng hiện tại và thu hút  thêm khách hàng mới. Mọi khía cạnh của sự tương tác với khách hàng đều cung cấp cơ hội để tạo ra nhiều giá trị hơn cho cả khách hàng và tổ chức. Hiểu được nhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng và các bên quan tâm khác sẽ đóng góp cho thành công bền vững của tổ chức.

Để có thể làm được điều này, các tổ chức cần:

• Nhận định khách hàng dù trực tiếp hay gián tiếp đều là những người nhận giá trị từ tổ chức.

• Hiểu nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng.

• Liên kết các mục tiêu của tổ chức với nhu cầu thực tế của khách hàng. 

• Lập kế hoạch, thiết kế, phát triển, sản xuất, cung cấp và hỗ trợ hàng hóa và dịch vụ để đáp ứng yêu cầu của khách hàng. 

• Đo lường và theo dõi đánh giá của khách hàng đối với tổ chức, đưa ra các hành động xử lý khiếu nại thích hợp.

• Xác định và thực hiện các hành động đối với nhu cầu và kỳ vọng của các bên có thể ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng.

• Chủ động quản lý các mối quan hệ với khách hàng để đạt được thành công bền vững.

Nguyên tắc 2: Khả năng lãnh đạo

Hệ thống quản lý chất lượng sẽ không thể thành công thiếu ban lãnh đạo có chiến lược và chính sách rõ ràng. Các cấp lãnh đạo thống nhất về mục đích, chỉ đạo, và tạo điều kiện
cho toàn thể cán bộ nhân viên tham gia vào quá trình hoạt động của tổ chức. Điều này sẽ tạo ra sự thống nhất về mục đích, hướng đi và sự tham gia của các cấp nhân viên từ đó tổ chức có thể điều chỉnh các chiến lược, chính sách, quy trình và nguồn lực để đạt được mục tiêu. 

Để có thể làm được điều này, các tổ chức cần:

• Truyền đạt sứ mệnh, tầm nhìn, chiến lược, chính sách và quy trình xuyên suốt của tổ chức.

• Tạo ra và duy trì các giá trị được chia sẻ, sự công bằng và các hành vi đạo đức ở mọi cấp độ của tổ chức.

• Thiết lập văn hóa “tin tưởng và chính trực”.

• Khuyến khích cam kết đảm bảo chất lượng trong toàn tổ chức. 

• Đảm bảo rằng lãnh đạo ở tất cả các cấp đều là tấm gương tích cực cho nhân viên trong tổ chức. 

• Cung cấp các nguồn lực cần thiết, tổ chức đào tạo và phân quyền cho các cấp. 

• Truyền cảm hứng, khuyến khích và công nhận sự đóng góp của nhân viên.

Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người

Để quản lý một tổ chức hiệu quả, điều quan trọng là thu hút sự tham gia của tất cả cán bộ nhân viên và tôn trọng ý kiến đóng góp của họ. Tổ chức cần công nhận, trao quyền và nâng cao năng lực cũng như tạo điều kiện cho sự tham gia của mọi nhân viên trong việc đạt được mục tiêu đã đề ra. Hãy tạo ra một môi trường làm việc lý tưởng thay vì coi nơi làm việc một nơi thụ động để đếm thời gian mỗi ngày.  

Để có thể làm được điều này, các tổ chức cần:

• Trao đổi, chia sẻ với nhân viên để truyền đạt tầm quan trọng của sự đóng góp của các cá nhân.

• Thúc đẩy sự hợp tác xuyên suốt tổ chức.

• Tạo điều kiện cho việc thảo luận và chia sẻ cởi mở kiến thức và kinh nghiệm giữa các cấp lãnh đạo, nhân viên.

• Công nhận và khuyến khích mọi người đóng góp, học hỏi và tiến bộ.

• Cho phép tự đánh giá hiệu suất nhằm loại bỏ việc tư lợi cá nhân.

• Thực hiện các cuộc khảo sát để đánh giá sự hài lòng, thông báo kết quả, và thực hiện các hành động thích hợp.

Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quy trình

Hệ thống quản lý chất lượng bao gồm các quá trình có liên quan với nhau. Điều này có nghĩa là các hoạt động được quản lý, đo lường và kết nối với nhau tạo thành một quy trình nhất quán. Tiếp cận và hoạt động theo quy trình sẽ cho phép một tổ chức tối ưu hóa hệ thống và tăng hiệu suất công việc.

Để có thể làm được điều này, các tổ chức cần:

• Xác định các mục tiêu của hệ thống và những quá trình cần thiết để đạt được mục tiêu đó. 

• Thiết lập quyền hạn, trách nhiệm và giải trình cho các cấp để quản lý hiệu quả các quy trình.

• Hiểu khả năng của tổ chức và xác định rõ các nguồn lực trước khi thực hiện.

• Xác định sự phụ thuộc lẫn nhau của các quá trình, quản lý và phân tích hiệu quả của từng quá trình trong toàn bộ hệ thống.

• Đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để vận hành và cải tiến các quy trình.

• Theo dõi, phân tích và đánh giá hiệu suất của tổng thể hệ thống.

• Quản lý rủi ro có thể ảnh hưởng đến kết quả đầu ra của quá trình cũng như tổng thể hệ thống quản lý chất lượng.

Nguyên tắc 5: Cải tiến

Một hệ thống chất lượng bền vững luôn đòi hỏi phải có sự thay đổi. Nếu không có sự cải tiến, các công ty sẽ dễ dàng bị đối thủ lấn lướt. Mục tiêu của tổ chức sẽ không còn truyền cảm hứng cho cán bộ nhân viên. Do đó, cải tiến là điều cần thiết để một tổ chức duy trì và nâng cao hiệu quả hoạt động; phản ứng với những thay đổi của thị trường để tạo cơ hội mới. Thực tế cũng đã cho thấy rằng những tổ chức thành công luôn chuyển mình và có sự cải tiến để bắt kịp xu thế của nền kinh tế - xã hội.

Để có thể làm được điều này, các tổ chức cần:

• Thúc đẩy thiết lập mục tiêu cải tiến ở tất cả các cấp của tổ chức.

• Đào tạo cán bộ ở tất cả các cấp về cách áp dụng các công cụ và phương pháp cơ bản để đạt được các mục tiêu cải tiến.

• Đảm bảo cán bộ có đủ năng lực để thúc đẩy thành công và hoàn thành các dự án cải tiến.

• Xây dựng và triển khai các quy trình để thực hiện các dự án cải tiến xuyên suốt tổ chức.

• Theo dõi, xem xét và kiểm tra việc lập kế hoạch, thực hiện, hoàn thành và kết quả của các dự án cải tiến.

• Tích hợp các cải tiến vào sự phát triển của sản phẩm hoặc sửa đổi các dịch vụ và quy trình.

• Nhận biết sự đổi của thị trường để có những cải tiến thích hợp. 

Nguyên tắc 6: Quyết định dựa trên bằng chứng

Quyết định dựa trên phân tích và đánh giá dữ liệu, thông tin sẽ có nhiều cơ hội để đạt được kết quả như mong muốn. Ra quyết định có thể là một quá trình phức tạp và thường không có sự chắc chắn. Do đó, Sự kiện,khi tổ chức đưa ra quyết định dựa trên bằng chứng và phân tích dữ liệu sẽ dẫn đến tính khách quan và sự tự tin cao hơn trong việc ra quyết định.

Để có thể làm được điều này, các tổ chức cần:

• Xác định, đo lường và giám sát các chỉ số chính để đảm bảo hiệu suất của tổ chức.

• Cung cấp tất cả dữ liệu cần thiết cho cán bộ hoặc các bên có liên quan.

• Cung cấp dữ liệu và thông tin đủ, chính xác, đáng tin cậy và an toàn.

• Phân tích, đánh giá dữ liệu, và sử dụng thông tin, phương pháp phù hợp.

• Đảm bảo người phân tích và đánh giá dữ liệu có đủ năng lực.

• Đưa ra quyết định và thực hiện hành động dựa trên bằng chứng, cân bằng với kinh nghiệm và trực giác.

Nguyên tắc 7: Quản lý mối quan hệ

Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp và mạng lưới đối tác có tầm quan trọng đặc biệt đối với sự thành công bền vững của tổ chức. Việc hợp tác và phối hợp giữa các bên có tạo ra nhiều giá trị cho sự phát triển của cả tổ chức và đối tác. 

Để có thể làm được điều này, các tổ chức cần:

• Xác định các bên quan tâm có liên quan (chẳng hạn như nhà cung cấp, đối tác, khách hàng, nhà đầu tư, nhân viên và toàn xã hội) và mối quan hệ của họ với tổ chức.

• Xác định và ưu tiên các mối quan hệ của các bên quan tâm cần và quản lý mối quan hệ đó.

• Thiết lập các mối quan hệ cân bằng lợi nhuận (cả về ngắn hạn và dài hạn). 

• Tổng hợp và chia sẻ thông tin, kiến thức chuyên môn và tài nguyên với các bên quan tâm có liên quan.

• Đo lường hiệu suất và phản hồi kết quả quá trình hợp tác cho các bên quan tâm, để có  những sáng kiến cải tiến.

• Thiết lập sự phát triển và cải tiến mối quan hệ hợp tác với nhà cung cấp, đối tác và những bên quan tâm khác. 

• Khuyến khích và ghi nhận những cải tiến và thành tựu của các nhà cung cấp và đối tác.
  

Trên đây, BLT.cert đã cung cấp quan điểm chung về các nguyên tắc quản lý chất lượng cơ bản trong các tiêu chuẩn quản lý chất lượng của ISO. Có nhiều cách khác nhau để tổ chức có thể áp dụng các nguyên tắc quản lý chất lượng này. Tuy nhiên, tổ chức cần hiểu được bản chất của tổ chức mình và những thách thức mà tổ chức phải đối mặt để có thể áp dụng hiệu quả những nguyên tắc này. 

BLT.cert cung cấp các dịch vụ đào tạo, đánh giá và chứng nhận Hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 22000, ISO 27001, ISO 50001, v.v. Chúng tôi đã có kinh nghiệm và hoạt động đánh giá, đào tạo trên mọi lĩnh vực trong suốt hơn 20 năm qua. Với đội ngũ chuyên gia nhiệt tình và trách nhiệm, chúng tôi mong muốn được đồng hành cùng doanh nghiệp trên mọi chặng đường của quá trình phát triển.

Để nhận được báo giá nhanh nhất, Quý khách hàng vui lòng liên hệ đến Hotline: 0916 757 881 hoặc đăng ký nhận thông tin từ chúng tôi!