Theo thời gian, đánh giá chứng nhận có thể được coi là một trong những công cụ mạnh nhất để chẩn đoán và cải thiện sức khỏe của một tổ chức.

Việc chấp nhận đánh giá là công cụ học tập quan trọng (chứ không phải là điểm yếu) sẽ thay đổi thái độ chung của tổ chức đối với quy trình và giúp làm rõ hơn tầm quan trọng của chúng.

1. Tuân thủ các quy định

Nhiều quy định của ISO bao gồm cả ISO 13485 có các hướng dẫn để thực hiện và ghi lại nhiều quy trình. Các yêu cầu đối với các khía cạnh như kiểm soát tài liệu, hành động khắc phục, xác nhận và truy xuất nguồn gốc của các quy trình được nêu chi tiết. Đánh giá rất quan trọng để đảm bảo các công ty tuân thủ chính xác các nguyên tắc đó.

Thậm chí có những yêu cầu nêu rõ cách thức tiến hành kiểm toán. Những điều đó sẽ được khám phá sâu hơn sau, nhưng nó đóng vai trò như một lời nhắc nhở bổ sung rằng các cuộc kiểm tra là cực kỳ quan trọng để duy trì các tiêu chuẩn của một tổ chức.

Đánh giá cũng giúp duy trì các tiêu chuẩn này theo thời gian. Nếu một công ty không kiểm tra các quy trình của mình một cách thường xuyên, các vấn đề nhỏ có thể trở thành vấn đề nghiêm trọng theo thời gian. Các sản phẩm sẽ bị ảnh hưởng khi các quy trình không tuân thủ. Trong một ngành mà sức khỏe và thể chất của bệnh nhân phụ thuộc vào các sản phẩm hoạt động bình thường, một tổ chức không thể chấp nhận bất kỳ lĩnh vực yếu kém nào có thể dẫn đến sự không phù hợp hoặc sản phẩm có chất lượng thấp hơn.

2. Đảm bảo nhà cung cấp tuân thủ các tiêu chuẩn của công ty

Hoạt động đánh giá không chỉ mang lại lợi ích cho các quy trình nội bộ; họ cũng cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp. Chúng có thể được sử dụng làm công cụ chẩn đoán để xác định tình trạng của chuỗi cung ứng. Điều này rất quan trọng vì sự yếu kém trong chuỗi cung ứng có thể gây ra sự không phù hợp hoặc thậm chí là ngừng sản xuất.

Đánh giá tạo áp lực tích cực lên các nhà cung cấp để đảm bảo các quy trình của họ cũng theo thứ tự. Điều này mang lại hiệu quả ở hai cấp độ: nó giúp họ tuân thủ các quy định về sản xuất sản phẩm và dịch vụ của họ, đồng thời các nhà cung cấp chịu trách nhiệm đối với các tiêu chuẩn cụ thể của công ty dựa trên các yêu cầu kiểm toán.

Sau đó, các nhà cung cấp có thể được tin cậy để cung cấp các sản phẩm luôn đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, giữ cho chuỗi cung ứng luôn vững mạnh. Sau đó, kiểm toán có thể đóng vai trò là cầu nối giữa các phần trong chuỗi cung ứng của tổ chức, thúc đẩy kiểm soát chất lượng ở tất cả các giai đoạn.

3. Quản lý rủi ro

Nhiều tiêu chuẩn mới đã chuyển sang tư duy dựa trên rủi ro, trong đó các quy trình chất lượng nhằm mục đích giảm thiểu rủi ro. Đánh giá cũng có thể trở thành một công cụ để xác định, giảm thiểu và cuối cùng là giảm thiểu rủi ro.

Nhận dạng: Các cuộc kiểm tra cho thấy những lỗ hổng trong các quy trình và chức năng mà có thể không được chú ý cho đến khi quá muộn. Sử dụng quy trình đánh giá như một công cụ chẩn đoán giúp phát hiện ra những rủi ro này và thực hiện các biện pháp kiểm soát phòng ngừa trước khi có bất kỳ vấn đề nào phát sinh.

Giảm thiểu: Khi kết quả đánh giá cho thấy các vấn đề, bước tiếp theo có thể được ưu tiên quản lý rủi ro. Các sự kiện có rủi ro lớn hơn nên được xử lý trước thông qua hành động khắc phục, trong khi những sự kiện có ít tác động tiềm ẩn hơn có thể được giải quyết sau các vấn đề nghiêm trọng.

Giảm: Đánh giá thường xuyên có thể làm giảm rủi ro của một tổ chức ở mức độ cao. Khi kiểm soát các vấn đề tiềm ẩn trong một tổ chức, các sự kiện rủi ro cao thường được loại bỏ trước khi chúng xảy ra và các sự kiện rủi ro thấp được giảm thiểu trước khi chúng leo thang. Đánh giá tiếp theo cũng có thể xác minh tính hiệu quả của các hành động khắc phục. Nếu thành công, vấn đề trước đó sẽ không xuất hiện trong tập hợp các phát hiện tiếp theo và giảm thiểu rủi ro về tổng thể.

4. Các chiến lược để đánh giá hiệu quả

Sau khi hiểu được vai trò quan trọng của đánh giá trong một tổ chức, các công ty có thể bắt đầu xây dựng một quy trình để thực hiện chúng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Điều này có vẻ như là một nhiệm vụ quá sức, nhưng chỉ cần năm bước đơn giản:

4.1. Áp dụng Chiến lược

Vì các cuộc đánh giá liên quan đến nhiều quy trình của tổ chức nên việc tìm kiếm các tiêu chuẩn cấp cao cho một chiến lược bao gồm tất cả các hoạt động là một bước khởi đầu tốt. Các công ty có thể xem xét các tiêu chuẩn như ISO để xây dựng một cuộc đánh giá đáp ứng các yêu cầu của họ. Ngoài ra, việc dựa trên các hoạt động còn lại dựa trên các tiêu chuẩn đó sẽ làm tăng khả năng tuân thủ hoàn toàn, vì các tiêu chuẩn cụ thể đã được tuân thủ.
Điều này thậm chí còn hữu ích hơn khi cần có nhiều chứng nhận và xác nhận. Hệ thống quản lý chất lượng tự động (QMS) loại bỏ mọi công việc trùng lặp trong một chiến lược. Theo cách đó, mọi thứ được lấy từ cùng một hệ thống đã được chứng nhận theo một nhóm tiêu chuẩn.

4.2. Chuẩn bị

Cho dù sử dụng tổ chức đánh giá bên ngoài hay tiến hành đánh giá nội bộ, dù theo kế hoạch hay không theo kế hoạch, các tổ chức đều phải chuẩn bị. Cách dễ nhất để chuẩn bị cho một cuộc đánh giá là sử dụng QMS tự động để xử lý nhiều nhiệm vụ chuẩn bị, bao gồm:

• Lên lịch: Dễ dàng phối hợp với các bên nội bộ và bên ngoài thông qua phần mềm. Điều này giữ cho các đường dây liên lạc mở và tự động.

• Sắp xếp: Giữ tất cả các danh sách kiểm tra và tài liệu bổ sung ở một vị trí trung tâm. Điều này giúp tiết kiệm thời gian khi tiến hành kiểm toán và tránh quên các bước quan trọng.

• Đánh giá: Nhìn lại lịch sử kiểm tra trước đó có thể giúp lập kế hoạch cho lần tiếp theo. Nhìn vào điểm mạnh và điểm yếu từ kết quả kiểm toán trong quá khứ cung cấp các lĩnh vực trọng tâm cần chú ý.

Để chuẩn bị thêm một bước nữa, hãy thử tiến hành kiểm tra sơ bộ trước. Nếu một tổ chức biết cuộc đánh giá của mình đến từ một bên bên ngoài, thì tổ chức đó có thể dành thời gian để tiến hành đánh giá nội bộ trước tiên—để lại nhiều thời gian để khắc phục mọi vấn đề chưa được xử lý.

3. Đặt câu hỏi

Kiểm tra là cơ hội học tập; hãy chắc chắn đặt câu hỏi đúng để tận dụng tối đa chúng. Một số câu hỏi quan trọng cần đặt ra là:

“Làm cách nào để tôi có thể ưu tiên triển khai các hành động khắc phục do kết quả của cuộc đánh giá?” Mặc dù điều này có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp, nhưng một công cụ rủi ro như ma trận rủi ro là một cách hiệu quả để sắp xếp các sự kiện theo tác động tiềm ẩn của chúng.

“Làm thế nào tôi có thể khắc phục những vấn đề này?” Những lần khác, một cuộc điều tra đầy đủ bao gồm phân tích nguyên nhân gốc rễ phải được tiến hành.

“Đây có phải là tài liệu chính xác không?” Nhiều tiêu chuẩn yêu cầu tài liệu cụ thể, ngoài ra, điều quan trọng để cải tiến quy trình là tất cả tài liệu phải chính xác và được đặt ở trung tâm.

"Cái gì tiếp theo? Có lĩnh vực nào cần đào tạo thêm không? Có tài liệu bổ sung cần thiết để giải thích hoặc ghi lại một sự kiện? Có bất kỳ lỗ hổng quy trình nào cần được lấp đầy không?" Suy nghĩ trước về bước tiếp theo cho phép giải quyết vấn đề nhanh chóng, đồng thời nỗ lực ngăn chặn các vấn đề tương tự.

Đặt những câu hỏi này (và bất kỳ câu hỏi bổ sung thích hợp nào) sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan đầy đủ hơn về cuộc đánh giá của một tổ chức. Sẽ khôn ngoan hơn nếu hỏi nhóm nhiều câu hỏi chủ động, thay vì không chuẩn bị trước và giải quyết hậu quả sau khi sự việc xảy ra.

4.4. Chú ý đến các chi tiết

Khi thực hiện đánh giá và thu thập kết quả, đó thực sự là tất cả về các chi tiết? Vậy làm thế nào để các tổ chức đảm bảo rằng không có mẩu thông tin nhỏ nhưng quan trọng nào lọt qua kẽ hở?

Việc sử dụng công nghệ cho phép nắm bắt tất cả thông tin một cách nhanh chóng và tốn ít công sức. Đôi khi, một bức ảnh cung cấp đầy đủ chi tiết hơn và ít có chỗ nhầm lẫn hoặc sai sót hơn so với một văn bản hoặc email dài. Hệ thống kiểm tra dựa trên công nghệ cho phép đính kèm ảnh và các tài liệu khác để thay thế các bài viết dài dòng.

Các giải pháp dựa trên công nghệ cũng có thể nắm bắt thông tin ngay lập tức với khả năng đánh giá online. Việc thu thập dữ liệu khi dữ liệu xảy ra đảm bảo độ chính xác và cho phép các công ty đồng bộ hóa cũng như so sánh kết quả kiểm tra từ nhiều cuộc kiểm tra hoặc trang web. Ngoài ra, cách thông tin có thể được nắm bắt nhanh hơn và hiệu quả hơn—các công ty có thể chụp ảnh, đính kèm tài liệu, gắn cờ các mục là quan trọng và phân tích rủi ro từ mọi nơi.

4.5. Theo dõi thông qua và theo dõi

Kiểm tra không có nhiều ý nghĩa trừ khi kết quả thúc đẩy cải tiến và nâng cao chất lượng. Theo dõi các kết quả được cho là bước quan trọng nhất trong việc tiến hành đánh giá.

Tự động hóa các quy trình theo dõi kiểm tra hiệu quả hơn nhiều so với việc mất thời gian và rủi ro về các lỗi tiềm ẩn liên quan đến việc nhập các phát hiện theo cách thủ công vào bảng tính và tài liệu Word. Thay vào đó, một tổ chức có thể dễ dàng đồng bộ hóa kết quả kiểm toán di động với QMS của mình, đơn giản hóa quy trình tích hợp.

Sau khi tất cả thông tin được thu thập, quy trình hành động khắc phục có thể bắt đầu và các điểm yếu được phát hiện có thể được cải thiện trong cuộc đánh giá. Đừng quên xem lại những vấn đề này thường xuyên để kiểm tra tính hiệu quả của hành động khắc phục và mọi biện pháp kiểm soát phòng ngừa đã triển khai.

Sau đó, quá trình kiểm tra có thể được hoàn tất bằng cách xuất nó dưới dạng PDF, để chia sẻ và lưu quy trình cũng như kết quả. Giờ đây, toàn bộ nhóm có thể được thông báo nhanh chóng mà không mất thời gian không cần thiết.