Cách áp dụng ISO 9001:2015 hiệu quả

Tại sao nhiều doanh nghiệp vẫn chưa áp dụng ISO 9001:2015?

ISO 9001 không phải một khái niệm tiêu chuẩn mới, nó đã trở nên quá phổ biến và quen thuộc, và là con đường bền vững để đi đến thành công, nhưng tại sao đến giờ vẫn chưa có nhiều doanh nghiệp áp dụng?

Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) đã thiết lập tiêu chuẩn ISO 9001 để tạo ra các tiêu chuẩn cho hệ thống quản lý chất lượng. Các hệ thống này, thường được gọi là QMS (Quality Manager System), là một tập hợp các thủ tục được thiết kế để đảm bảo một công ty đáp ứng các nhu cầu về chất lượng của khách hàng và các bên liên quan khác. ISO 9001:2015 dựa trên ý tưởng cải tiến liên tục và được thiết kế linh hoạt để có thể áp dụng cho nhiều loại hình tổ chức khác nhau. Đây có thể coi là nhân tố thay đổi cuộc chơi đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. 

Bất kể quy mô, lĩnh vực hoặc địa điểm của tổ chức là gì, ISO 9001 sẽ giúp tổ chức cải thiện sự hài lòng của khách hàng và xây dựng một tương lai bền vững. Tuy nhiên, việc áp dụng hiệu quả ISO 9001 có thể coi là thử thách không dễ dàng với các tổ chức, đặc biệt là đối với những tổ chức đạt được chứng nhận lần đầu. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015? 

Các bước để áp dụng hiệu quả ISO 9001:2015

Đối với cả các tổ chức lớn và nhỏ (SME), có một số cân nhắc quan trọng khi triển khai hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. Các chuyên gia của BLT.cert chia sẻ cách để doanh nghiệp áp dụng hiệu quả ISO 9001:2015 theo các bước dưới đây:

1. Tìm hiểu, làm quen với ISO 9001

ISO 9001 cung cấp cấu trúc cho các yêu cầu cốt lõi của hệ thống quản lý chất lượng nhưng linh hoạt để có thể phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Điều quan trọng là doanh nghiệp phải hiểu cách tiêu chuẩn áp dụng cụ thể cho doanh nghiệp của mình. Sự linh hoạt này sẽ cho phép doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu đặt ra theo cách phù hợp với tổ chức của mình. Để làm được điều này, doanh nghiệp nên nắm chắc các yêu cầu của tiêu chuẩn, các yêu cầu về thủ tục được lập thành văn bản, và loại tài liệu và hồ sơ cần thiết.

2. Lên kế hoạch áp dụng ISO 9001:2015 để thực hiện

Có sẵn một kế hoạch là chìa khóa để triển khai bất kỳ hệ thống nào một cách kịp thời và hiệu quả. Doanh nghiệp cần phải xác định các quy trình cốt lõi của mình. Bằng cách sử dụng danh sách việc cần làm được tạo từ các phân tích của bạn ở bước một, nhóm quản lý nên tạo ra các mốc quan trọng và thời hạn để hoàn thành công việc. Sẽ dễ dàng hơn nhiều để vạch ra kế hoạch đáp ứng các tiêu chuẩn khi doanh nghiệp biết các quy trình trong tổ chức thực hiện theo các yêu cầu nào. 

Với một kế hoạch đã đặt ra trước mắt, đã đến lúc để mọi người cùng tham gia vào sự thay đổi. Mỗi nhân sự làm việc trong tổ chức cần được đào tạo và phổ biến về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

3. Xác định trách nhiệm, chính sách và mục tiêu của tổ chức

Chính sách Chất lượng trong công ty là một phần không thể thiếu trong việc giữ cho doanh nghiệp cam kết đáp ứng các mục tiêu và tập trung vào sự hài lòng của khách hàng. Đây cũng là một trong những điều quan trọng để đo lường sự thành công của Hệ thống Quản lý Chất lượng.

4. Hệ thống hóa tài liệu của tổ chức. 

Cần phải lưu giữ các hồ sơ về Hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức để được chứng nhận ISO 9001. Sắp xếp và chuẩn bị tài liệu thường được thực hiện theo mức độ quan trọng của tài liệu, bao gồm:

• Sổ tay chất lượng;

• Giấy tờ thủ tục;

• Hướng dẫn công việc; 

• Biểu mẫu và hồ sơ của doanh nghiệp. 

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ tài liệu, tổ chức cần lập danh sách để lưu trữ và tạo mẫu cho tất cả tài liệu nhằm đảm bảo tất cả các tài liệu trong Hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức phải được ghi chú trạng thái, thống nhất về kiểu dáng và định dạng để chúng dễ dàng điều hướng và tìm lại. Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cũng yêu cầu tất cả các tài liệu liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng của bạn phải được kiểm soát tốt và cập nhật thường xuyên. 

5. Khởi chạy hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức.

Đây là bước quan trọng để chuyển đổi hệ thống của tổ chức theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Sử dụng kế hoạch có cấu trúc của tổ chức để bắt đầu đưa Hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động. Theo dõi chặt chẽ mọi phần của kế hoạch khi bắt đầu thực hiện để đảm bảo rằng mọi thứ đang phát triển đúng hướng. Theo dõi hiệu suất quá trình và bắt đầu đánh giá nội bộ để kiểm tra xem tất cả các yêu cầu tiêu chuẩn có được đáp ứng hay không, và thực hiện các biện pháp khắc phục (nếu cần). 

6. Đánh giá hiệu suất của tổ chức.

Sau khi tổ chức đã thực hiện đánh giá nội bộ về Hệ thống quản lý chất lượng đã được thiết lập và hoạt động, tổ chức nên xem xét tiến độ mà doanh nghiệp đang đạt được. Đánh giá này sẽ giúp doanh nghiệp xác định bất kỳ vấn đề cơ bản nào và các hành động khắc phục cần thực hiện để mọi thứ phù hợp với yêu cầu. Từ đó, doanh nghiệp sẽ xác định được những thay đổi hệ thống cần thiết. 

7. Đánh giá và Đăng ký Chứng nhận.

Sau khi đảm bảo Hệ thống Quản lý Chất lượng của tổ chức đã được thiết lập, vận hành ổn định và hiệu quả, đây là lúc tổ chức tiếp tục quá trình đánh giá chứng nhận để chính thức được đạt chứng nhận ISO 9001:2015.

8. Cải tiến liên tục.

Tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu các công ty được chứng nhận phải liên tục cải tiến hiệu quả của Hệ thống quản lý chất lượng của họ. Tổ chức phải luôn hướng tới việc làm hài lòng khách hàng bằng cách xác định các những vấn đề bất cập của quy trình trong hệ thống và cải thiện điều đó. Quy trình 4 bước lặp lại dưới đây có thể giúp doanh nghiệp kiểm tra Hệ thống quản lý chất lượng của mình và cải tiến nó:

- Lập kế hoạch thời gian cho các cuộc đánh giá nội bộ và đánh giá của ban lãnh đạo. 

- Tạo một mẫu thay đổi mà doanh nghiệp muốn thực hiện. 

- Thường xuyên kiểm tra tất cả các sản phẩm và quy trình so với các chính sách và yêu cầu của khách hàng. 

- Đưa các thay đổi thành công vào hành động. 

Tạo ra một sự thay đổi lớn trong hệ thống quản lý có thể gặp nhiều khó khăn. Các doanh nghiệp không biết nên bắt đầu từ đâu hoặc trình tự để thực hiện mọi thứ. Với 8 bước đơn giản, áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trở nên dễ dàng hơn. Việc thực hiện ISO 9001 sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một phương pháp thiết thực để cải thiện và giám sát tất cả các bộ phận trong cách hoạt động của doanh nghiệp.

ISO 9001 là một cách tuyệt vời để cho khách hàng của doanh nghiệp thấy rằng doanh nghiệp cam kết cung cấp cho họ những sản phẩm chất lượng tốt nhất hiện có. Mặc dù không phải là điều cần thiết, nhưng việc có chứng chỉ ISO 9001 là bằng chứng cho thấy doanh nghiệp tuân theo một số tiêu chuẩn và yêu cầu nhất định khi nói đến quản lý chất lượng.

BLT.cert là tổ chức chứng nhận hàng đầu đã hỗ trợ cho hàng trăm doanh nghiệp toàn quốc áp dụng hiệu quả HTQL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Đội ngũ chuyên gia với 20 năm kinh nghiệm của chúng tôi sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế và quy mô của tổ chức. 

Dịch vụ chứng nhận ISO 9001:2015 

Việc áp dụng HTQL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 sẽ trở nên dễ dàng hơn với khóa đào tạo của chúng tôi. Tham khảo thêm:

Khóa đào tạo nhận thức HTQLCL theo ISO 9001:2015.

Khóa đào tạo Vận hành, áp dụng HTQLCL theo ISO 9001:2015.

Khóa đào tạo Chuyên gia đánh giá nội bộ ISO 9001:2015. 

Doanh nghiệp đã được chuyên gia của chúng tôi đánh giá và hỗ trợ: