Chu trình PDCA (Hoạch định - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động)

Chu trình PDCA là gì?

Chu trình Plan-do-check-action (PDCA) (Hình 1) là một mô hình gồm bốn bước để thực hiện thay đổi. Cũng giống như một vòng tròn không có kết thúc, chu trình PDCA nên được lặp lại nhiều lần để cải tiến liên tục. Chu trình PDCA được coi là một công cụ lập kế hoạch dự án.

Thay vì đại diện cho quy trình một-và-làm, chu trình Kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động là một vòng phản hồi liên tục để lặp lại và cải tiến quy trình. Bằng cách tuân theo chu trình PDCA, các nhóm phát triển các giả thuyết, kiểm tra những ý tưởng đó và cải thiện chúng trong một chu trình cải tiến liên tục.

Chu trình PDCA sử dụng khi nào?

Chu trình PDCA là một khuôn khổ cho cách tiếp cận và giải quyết các vấn đề quản lý dự án và cải tiến quy trình. Do đó, nó có thể được thực hiện cho nhiều loại dự án. Các nhóm sử dụng chu trình PDCA nắm bắt một cách hiệu quả yếu tố cải tiến liên tục — thay vì sử dụng chu trình cho một quy trình end-to-end, chu trình PDCA là một cách để đảm bảo cải tiến liên tục và thực hiện quy trình lặp đi lặp lại.

Chu trình Kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động đặc biệt hữu ích khi bạn muốn:

• Hợp lý hóa và cải thiện quy trình làm việc lặp đi lặp lại
• Phát triển một quy trình kinh doanh mới
• Bắt đầu với cải tiến liên tục
• Lặp lại nhanh chóng khi thay đổi và xem kết quả ngay lập tức
• Giảm thiểu lỗi và tối đa hóa kết quả
• Thử nghiệm nhiều giải pháp một cách nhanh chóng

Chu trình PDCA trong Hệ thống quản lý chất lượng

Các bước để thực hiện chu trình PDCA

Bốn bước của quy trình PDCA được đặt tên như sau: lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và hoạt động. Đáng chú ý, quá trình này là một chu kỳ, vì vậy ngay khi bạn đạt đến kết thúc, bạn có thể bắt đầu lại từ đầu.

1. Kế hoạch (Plan)

Bước đầu tiên đối với bất kỳ cải tiến quy trình hoặc lập kế hoạch dự án nào là tìm ra những gì bạn cần làm. Giống như bất kỳ kế hoạch dự án nào, điều này bao gồm nhiều thông tin khác nhau, bao gồm:

• Mục tiêu dự án
• Chỉ số thành công
• Dự án phân phối hoặc kết quả cuối cùng
• Các bên liên quan đến dự án
• Tiến trình dự án
• Bất kỳ rủi ro hoặc ràng buộc liên quan nào của dự án

Bạn có thể sử dụng chu trình PDCA cho nhiều loại dự án. Cho dù bạn đang xây dựng một dự án mới từ đầu hay sử dụng PDCA như một dự án cải tiến chất lượng, đầu tư vào giai đoạn lập kế hoạch hiệu quả là một cách tuyệt vời để đưa dự án đi đúng hướng.

2. Thực hiện (Do)

Khi bạn đã chuẩn bị xong kế hoạch dự án của mình, bước tiếp theo là dùng thử. Giống như hầu hết các loại quản lý dự án tinh gọn, PDCA chấp nhận những thay đổi nhỏ, gia tăng. Trong giai đoạn Thực hiện của chu trình PDCA, hãy thực hiện kế hoạch dự án ở quy mô nhỏ để đảm bảo nó hoạt động.

3. Kiểm tra (Check)

Xem lại bài kiểm tra bạn đã chạy trong giai đoạn Thực hiện của chu kỳ PDCA để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch, bạn sẽ xác định được những điều cần cải thiện trong giai đoạn Thực hiện. Giai đoạn Kiểm tra rất quan trọng để tìm ra những lỗi nhỏ trước khi chúng trở thành những sai lầm nghiêm trọng.

Nếu cần, hãy xem lại kế hoạch dự án của bạn để đảm bảo rằng dự án của bạn vẫn đạt được các mục tiêu của dự án. Ngoài ra, nếu bạn nhận ra mình cần thay đổi kế hoạch dự án, bạn cũng có thể tiến hành lại từ đầu.

4. Hành động (Act)

Sau khi kiểm tra, hãy chuyển sang giai đoạn Hành động, bao gồm triển khai toàn bộ dự án hoặc cải tiến quy trình. Đừng quên rằng chu kỳ PDCA là một chu kỳ. Nếu bạn cần, hãy quay lại giai đoạn Lập kế hoạch để liên tục cải tiến dự án hoặc các quy trình của bạn.

Ưu và nhược điểm của chu trình PDCA

Chu trình PDCA là một công cụ mạnh mẽ để cải tiến liên tục, nhưng cũng có một số nhược điểm khi sử dụng hệ thống này. Hãy xem những ưu và nhược điểm của chu trình PDCA:

Ưu điểm:

• Hữu ích cho các nhóm muốn bắt đầu với sự cải tiến liên tục
• Phương pháp luận linh hoạt cho hầu hết mọi dự án
• Nhanh chóng thực hiện thay đổi và xem kết quả
• Sử dụng PDCA làm quy trình hoạt động tiêu chuẩn của bạn để tăng khả năng tiêu chuẩn hóa trên toàn tổ chức mà không cần sử dụng văn phòng quản lý dự án (PMO)
• Phương pháp cải tiến liên tục đã được chứng minh

Nhược điểm:

• Bạn cần sự hỗ trợ từ quản lý cấp cao để chu trình PDCA đặc biệt hiệu quả
• Giá trị đến từ việc chạy đi chạy lại chu kỳ. Không phải là một phương pháp hiệu quả nếu bạn chỉ có kế hoạch thực hiện nó một lần.
•  Yêu cầu thời gian để thực hiện và học hỏi
•  Không phải là giải pháp tối ưu cho các dự án khẩn cấp

Trên đây là những chia sẻ kiến thức của BLT.cert về Chu trình PDCA là gì? Chu trình PDCA trong Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001. Hy vọng Quý độc giả đã có cho mình những thông tin hữu ích và có những hiểu biết rõ ràng về tiêu chuẩn phổ biến nhất hiện nay trên thế giới được các doanh nghiệp áp dụng và chứng nhận.

BLT.cert cung cấp các dịch vụ đánh giá chứng nhận và đào tạo tiêu chuẩn ISO 9001 với dấu công nhận. BLT.cert là nơi khách hàng GỬI TRỌN NIỀM TIN. Chúng tôi có kinh nghiệm hơn 20 năm trên mọi lĩnh vực. Chứng nhận của BLT.cert: Đánh giá một lần - Cấp chứng chỉ - Được công nhận mọi nơi.

Liên hệ với BLT.cert qua Hotline:0916 757 881