Phương pháp tiếp cận theo quy trình theo ISO 9001:2015

Phương pháp tiếp cận theo quy trình là gì?

Phương pháp tiếp cận theo quy trình có nghĩa là một tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của họ như một hệ thống các quy trình - không phải các phòng ban, con người hoặc sản phẩm. Điều này hiệu quả vì nếu bạn có một quy trình tốt, bạn sẽ có kết quả tốt. Sự tương tác (đầu vào và đầu ra gắn kết các quá trình với nhau) giữa các quá trình này vô cùng quan trọng. Nếu bạn nhìn vào sơ đồ đơn giản dưới đây, đầu ra của một quy trình là đầu vào của quy trình khác, điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc không coi mỗi quy trình như một phần độc lập, riêng lẻ (bộ phận, công việc, v.v.). Mỗi quy trình cần đảm bảo nó cung cấp (đầu ra) những gì quy trình tiếp theo cần (đầu vào).

Phương pháp Tiếp cận Quy trình là một nguyên tắc cực kỳ quan trọng của hệ thống quản lý chất lượng. không phải là một cách tiếp cận quan trọng để sử dụng khi bạn triển khai hệ thống của mình, nhưng điều quan trọng là sử dụng nó khi duy trì hệ thống của bạn.

Tiêu chuẩn ISO 9001 đi sâu vào chi tiết về cách tiếp cận quy trình là gì, lợi ích là gì và các hành động khả thi mà bạn có thể thực hiện để điều hành tổ chức của mình bằng công cụ này. Về cốt lõi, đó là tất cả về việc công nhận rằng các hoạt động kinh doanh được hiểu và quản lý tốt nhất là các quá trình có liên quan với nhau. Cách tiếp cận này là cơ sở của hệ thống ISO.

Vai trò của phương pháp tiếp cận theo quy trình

Vai trò của phương pháp tiếp cận quy trình đóng một phần quan trọng trong bất kỳ chiến lược quản lý chất lượng nào. Mục tiêu quan trọng của bất kỳ tổ chức nào là phát triển và thực hiện các chiến lược nhằm nâng cao khả năng cung cấp một cách nhất quán sản phẩm hoặc dịch vụ có chất lượng. Do đó, cách tiếp cận theo quy trình trong đó tất cả các nguồn lực và nhiệm vụ được xác định, phân tích và phân bổ cho từng bước của quy trình sản xuất sẽ đem lại kết quả mong muốn hiệu quả hơn.

Các yếu tố của phương pháp tiếp cận theo quy trình

Các yếu tố quan trọng của phương pháp tiếp cận theo quy trình để đạt được thành công trong quản lý chất lượng bao gồm:

- Xác định quá trình để đạt được các kết quả cần thiết - một quá trình cần được xác định và mô tả chi tiết với các kết quả cần thiết đã được xác định.

- Xác định và định lượng các yếu tố đầu vào và đầu ra của quá trình - đầu vào của quá trình sẽ bao gồm nguồn nhân lực, năng lượng và nguyên vật liệu trong khi đầu ra bao gồm sản phẩm dở dang và thành phẩm hoặc dịch vụ.

- Xác định điểm tiếp xúc - nơi mà các quá trình tương tác với các chức năng khác nhau của tổ chức - Các yếu tố của một quá trình sẽ tiếp cận với các lĩnh vực chức năng khác nhau và chúng cần được xác định để có một thủ tục quản lý chất lượng hiệu quả.

- Ước tính rủi ro tiềm ẩn, kết quả và tác động - điều này liên quan đến cách khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan khác bị ảnh hưởng bởi quá trình ở mỗi giai đoạn thực hiện.

- Đặt ra trách nhiệm chính - để một quá trình được lập kế hoạch và thực hiện hiệu quả, trách nhiệm, quyền hạn và phạm vi cụ thể sẽ cần được quy định rõ ràng cho từng cá nhân có vai trò trong quá trình.

- Xác định các bên liên quan chính của quá trình - khách hàng nội bộ và bên ngoài, nhà cung cấp và các bên liên quan khác tham gia vào quá trình và việc cung cấp nó phải được xác định.

- Tài liệu quy trình - các yếu tố khác nhau cần được tính đến khi phát triển phương pháp tiếp cận quy trình, với nhiều bước, nhiệm vụ, quy trình, chiến thuật kiểm soát, yêu cầu đào tạo, công cụ, phương pháp tiếp cận, dữ liệu, nguồn cung cấp và bất kỳ tài nguyên nào khác giúp quy trình hoạt động hiệu quả được thực hiện.

Phương pháp tiếp cận theo Quy trình đóng một vai trò quan trọng đối với bất kỳ công ty nào đang phấn đấu theo hướng cải tiến liên tục. Để đảm bảo kết quả tốt nhất từ các quy trình khác nhau của bạn, mỗi bước ở trên phải được thực hiện trong chiến lược quản lý chất lượng của bạn.

Hình 1 - Giản đồ các yếu tố chính của quá trình đơn lẻ