Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng (QMS) chuẩn quốc tế cho doanh nghiệp

Tiêu chuẩn hệ thống quản lý 

Hệ thống quản lý là cách thức mà một tổ chức quản lý các bộ phận, quy trình có liên quan lẫn nhau trong hoạt động kinh doanh của mình để đạt được các mục tiêu. Các mục tiêu này có thể liên quan đến một số vấn đề khác nhau, bao gồm: chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, hiệu quả hoạt động, hiệu suất môi trường, sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc và nhiều vấn đề khác. Một hệ thống quản lý được triển khai đúng cách có thể góp phần vào gia tăng sức mạnh tài chính và khả năng phục hồi tổ chức của một công ty. 

Việc thực hiện các Tiêu chuẩn Hệ thống Quản lý có thể hợp lý hóa các quy trình kinh doanh, cải thiện hiệu suất kinh doanh và thể hiện khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Các tiêu chuẩn hệ thống giúp hài hòa các thông số kỹ thuật của sản phẩm và dịch vụ, giúp tổ chức thiết lập hệ thống quản lý hiệu quả hơn và phá bỏ các rào cản đối với thương mại quốc tế. 

Các tiêu chuẩn hệ thống quản lý được sử dụng bởi các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, lĩnh vực để đảm bảo rằng các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ đáp ứng hoặc vượt quá mong đợi của khách hàng. Chúng cũng được sử dụng để theo dõi tình hình hoạt động của tổ chức và thúc đẩy cải tiến liên tục. Các hệ thống tốt nhất cung cấp cho các tổ chức các cơ hội liên tục để cải tiến các quy trình. Với một hệ thống dựa trên tiêu chuẩn ISO, các công ty được hướng dẫn bởi các phương pháp thực hành tốt nhất. Các tổ chức có thể học ở mọi bước trong mô hình Kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động.

Sự mở rộng của phong trào hệ thống quản lý ISO nhìn chung có tương quan với các yêu cầu ngày càng phức tạp của khách hàng; các ngành định hướng dịch vụ phải đáp ứng những nhu cầu này nếu muốn tồn tại. Các tiêu chuẩn của hệ thống quản lý ISO không chỉ là thủ tục giấy tờ hay một bài tập trong bộ máy hành chính; chúng là nền tảng của đảm bảo chất lượng và an toàn. Mục tiêu cuối cùng của việc thiết lập hệ thống quản lý ISO là - giành được khách hàng bằng cách cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng sẽ luôn đáp ứng hoặc vượt quá mong đợi, các quy trình của công ty nhằm đảm bảo an toàn tổng thể cho người lao động và tránh gây hại cho môi trường.

Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng (QMS) chuẩn quốc tế

1. Bắt đầu hệ thống quản lý chất lượng

Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS) là một quá trình quan trọng mà tổ chức phải áp dụng trong quá trình hoạt động của mình.

Hệ thống quản lý chất lượng về cơ bản xem xét một cách quan trọng tập hợp các chính sách, quy trình và thủ tục trong một tổ chức. Nó giúp ban lãnh đạo lập kế hoạch và thực hiện các lĩnh vực kinh doanh cốt lõi của tổ chức như sản xuất, phát triển và dịch vụ.

Nếu tổ chức muốn đạt được thành công, thì cần phải đặt “quản lý chất lượng” thành từ khóa trong tổ chức của mình. Làm như vậy sẽ đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức phù hợp với mục tiêu chung. Điều này sẽ thúc đẩy tổ chức duy trì mức độ chất lượng xuất sắc mà tổ chức mong muốn.

Xem thêm: Cấu trúc tiêu chuẩn ISO 9001:2015 - Hệ thống quản lý chất lượng

2. Thiết lập các yếu tố và yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng

Nếu tổ chức muốn thực hiện bất kỳ hệ thống nào trong công ty của mình, ban lãnh đạo cần phải hiểu và đưa ra các yếu tố và yêu cầu cần thiết để đạt được thành công to lớn. Điều tương tự cũng được áp dụng cho hệ thống quản lý chất lượng.

Các yếu tố và yêu cầu của QMS đóng vai trò là nền tảng mà QMS của tổ chức là cơ sở. Chúng bao gồm tất cả các hoạt động mà tổ chức sử dụng để chỉ đạo, kiểm soát và điều phối chất lượng. Và những điều này được thiết kế để có thể áp dụng cho bất kỳ công ty nào trong bất kỳ ngành nào:

• Định hướng chính sách chất lượng.

• Xác định mục tiêu chất lượng.

• Xây dựng sổ tay chất lượng.

• Thiết lập cơ cấu tổ chức và trách nhiệm của mỗi bộ phận. 

• Quản lý dữ liệu, quy trình. 

• Cải tiến liên tục bao gồm hành động khắc phục và phòng ngừa. 

3. Tiêu chuẩn chất lượng và phương pháp luận: Thiết lập hệ thống quản lý theo yêu cầu của tiêu chuẩn

Chìa khóa để bắt đầu với các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO tương đối đơn giản: lấy tiêu chuẩn và nghiên cứu các khái niệm chính, thuật ngữ và các yêu cầu tiêu đề. Làm điều này trước khi lập kế hoạch thực hiện để đảm bảo kế hoạch của bạn đi đúng hướng; nó sẽ tiết kiệm thời gian và tập trung nguồn lực của bạn.

• Xác định mục tiêu, kế hoạch rõ ràng về những gì tổ chức phải đạt được. 

• QMS được lập thành văn bản. 

• Quy trình QMS được xác định rõ ràng. 

• Quản lý tài liệu một cách thích hợp. 

• Đưa ra các biện pháp khắc phục và phòng ngừa. 

• Hỗ trợ và đào tạo liên tục. 

• Đánh giá chất lượng nội bộ một cách thường xuyên. 

4. Triển khai Hệ thống quản lý chất lượng trong tổ chức của bạn

Sau khi phác thảo những điều cơ bản tổ chức cần biết để xây dựng QMS, đã đến bước quan trọng là xem xét kỹ việc triển khai một trong những hệ thống này trong tổ chức. Khi thực hiện bước quan trọng này, mục tiêu của tổ chức phải là thực hiện nó đúng cách để đạt được kết quả tuyệt vời:

• Thiết kế, xác định cấu trúc của QMS. 

• Triển khai hệ thống. 

• Kiểm soát và đo lường. 

• Đánh giá và cải thiện. 

Việc áp dụng các nguyên tắc của quản lý chất lượng cũng là cách để tổ chức triển khai và áp dụng hiệu quả hệ thống quản lý chuẩn quốc tế cho doanh nghiệp. 

Xem thêm: 7 nguyên tắc quản lý chất lượng >

5. Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) hoạt động như thế nào trong các ngành khác nhau?

Tổ chức ISO đã xây dựng tiêu chuẩn Hệ thống quản lý chất lượng để có thể được thực hiện trong bất kỳ ngành nào. Tuy nhiên, mỗi ngành nghề, lĩnh vực đều có đặc thù riêng, do đó QMS sẽ có cách hoạt động trong các ngành khác nhau và có những đòi hỏi riêng đối với mỗi ngành.

QMS trong ngành dược phẩm
Trong ngành dược phẩm, Hệ thống quản lý chất lượng chung thường dựa vào các quy định chính mà Cơ quan Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm (FDA) thực thi. ISO 13485 là tiêu chuẩn được áp dụng cho ngành dược phẩm. 

QMS trong ngành công nghiệp ô tô
ISO/TS 16949 là Thông số kỹ thuật của ISO dành cho ngành công nghiệp ô tô. Đây là một trong những tiêu chuẩn phổ biến nhất dành cho ngành này. Đối với bất kỳ công ty ô tô nào để đạt được thành công, họ phải chỉ rõ những gì họ yêu cầu đối với việc thiết kế / phát triển, sản xuất và những vấn đề liên quan, cũng như việc lắp đặt và bảo dưỡng các sản phẩm của mình. 

QMS trong ngành công nghiệp thực phẩm
Trong ngành công nghiệp thực phẩm,theo các yêu cầu của FDA , các quy định về chất lượng ISO (chẳng hạn như ISO 22000) và các tiêu chuẩn quy định tương tự về “hiệu lực và hiệu quả” là cần thiết để đánh giá các quy trình chất lượng an toàn thực phẩm của một công ty. Các công ty phải sử dụng các công cụ phù hợp và đảm bảo họ có hệ thống quản lý chất lượng trong công ty. Các vấn đề chính như xử lý thực phẩm, đóng gói, nấu ăn, phân phối và kiểm soát nhiệt độ đều được kiểm tra tại đây.

QMS trong ngành chăm sóc sức khỏe
Hướng dẫn về QMS trong ngành này là tự nguyện và không nhằm mục đích chứng nhận hoặc công nhận. Thay vào đó, nó cung cấp một khuôn khổ cho việc thiết kế và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng dựa trên quy trình của các tổ chức chăm sóc sức khỏe.

Các ngành không có QMS cụ thể
Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) xây dựng ISO 9001 làm tiêu chuẩn cho các công ty không có hệ thống quản lý chất lượng cụ thể. Về cơ bản, nó liên quan đến việc xác định các hoạt động và nhiệm vụ cần thiết để duy trì tiêu chuẩn mong muốn trong các ngành này.